Como fazer o controle dos custos e despesas de uma empresa

Como fazer o controle dos custos e despesas de uma empresa

No Brasil, mais de 48% das empresas decretam falência em até três anos desde sua abertura. Em grande parte dos casos, isso ocorre pela falta de uma gestão adequada.

Por isso, fazer o controle de custos e despesas de uma empresa é necessário para qualquer empreendedor que deseja ter êxito. Independente do porte ou setor, ser cuidadoso em relação à saída de dinheiro é fundamental para garantir a saúde do empreendimento.

Esse é um mecanismo primordial para que um negócio alcance os seus objetivos. Mas se engana quem pensa que o controle de gastos é apenas uma questão matemática. Para tal, é necessário organização e planejamento.

Para ajudar, preparamos este artigo para explicar melhor como fazer o controle dos custos e despesas de uma empresa. Por isso, continue atento a esse artigo!

Boa leitura!

Diferença entre custos e despesas

Apesar de similares, custos e despesas não são a mesma coisa. Por isso, qualquer gestor que deseja controlar melhor ambas precisa saber as diferenças entre elas.

Os custos estão relacionados aos gastos diretos com a produção dos produtos ou serviços que sua empresa oferta. Ou seja, estão ligados com a atividade-fim do negócio. Veja alguns exemplos:

• Matéria prima;
• Maquinário;
• Folha de pagamento;
• Manutenção;
• Gasto de produção.

Naturalmente as despesas não estão relacionadas diretamente ao que se é oferecido para o cliente, mas sim para gastos administrativos indiretos, como:

• Energia;
• Água e luz;
• Café da empresa;
• Marketing;
• Aluguel.

Agora que você sabe quais são as diferenças, vale destacar que, para fazer um bom controle dos custos e despesas, essa categorização é crucial.

Isso porque, sabendo disso, será viável separá-los em duas categorias: fixos e variáveis. Esse é um passo além, mas que dará conhecimento para o gestor sobre cada centavo do dinheiro.

Um gasto fixo é aquele que não se altera em razão de qualquer oscilação na produtividade, como as contas de aluguel, IPTU, e os salários fixos.

Os gastos variáveis, por outro lado, são aqueles que são afetados pela mudança nos índices de produção. Isso pode incluir custos como o pagamento de fornecedores ou despesas como as comissões de colaboradores.

OBS: perceba que utilizamos o conceito de “gasto” como um termo mais amplo, que abrange as duas definições principais deste artigo.

Confira também: Controle financeiro empresarial: entenda a importância e como fazer.

Como fazer o controle dos custos e despesas de uma empresa

Para se destacar no empreendedorismo, ter uma visão estratégica é fundamental. A gestão de gastos contribui muito para isso, uma vez que proporciona um profundo conhecimento das finanças, o que ajuda na tomada de decisões.

No entanto, vale ressaltar que esse não é um processo que irá dar certo da noite para o dia. Será preciso ter calma para fazer essa estratégia dar certo em seu negócio.

Confira a seguir como fazer o controle dos custos e despesas de uma empresa!

Gestão do fluxo de caixa

Para saber como ter mais controle sobre seus custos e despesas, antes é preciso conhecê-los. A gestão do fluxo de caixa permite isso!

Esse mecanismo consiste no registro sistematizado de todas as transações financeiras do negócio dentro de um período de tempo específico. Dessa maneira, o empresário terá um panorama de todos créditos e débitos. Isso possibilita a fácil identificação dos setores em que há gastos desnecessários.

Assim, o processo de controle financeiro fica menos arriscado, pois você saberá o que é possível cortar sem trazer prejuízos para o negócio.

Negocie com fornecedores

É desejo de todo empresário comprar materiais e suprimentos baratos, mas sem perder a qualidade do produto ou serviço. Para isso, negociar com os seus fornecedores é fundamental para reduzir os custos.

Isso permite que você consiga um bom preço pelos produtos, mas ainda mantenha um padrão de qualidade. Além disso, fazer uma boa pesquisa de mercado também é bom, afinal, os preços podem variar bastante.

Implemente um planejamento tributário

Infelizmente, o Brasil é um dos países com a maior carga tributária do mundo. Por essa razão, empresas de todos os tamanhos gastam muito com essas taxas. Por isso, para reduzir essas despesas, é necessário ter um planejamento tributário feito por um contador.

O planejamento tributário nada mais é do que o gerenciamento do pagamento de impostos da empresa que busca reduzir de forma legal os impostos que incidem sobre ela. 

Assim, o contador irá implementar:

• Busca por incentivos fiscais;
• Definição de um calendário tributário;
• Enquadramento no regime tributário ideal. 

Com a diminuição desses encargos tributários, a empresa terá um controle maior sobre os seus débitos.

Vale ressaltar que a melhor forma de controlar os custos e despesas do seu negócio é contando com o suporte especializado de uma contabilidade!

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Leia também: Contabilidade de custos: passos para entender como é feita.