Trocar de contador: como fazer e o que levar em consideração

A má administração interna das finanças é um dos principais motivos de fechamento de empresas no Brasil. Nesse sentido, o setor responsável por manter as contas em ordem e garantir a saúde da empresa é a contabilidade. 

Para tanto, o contador tem papel presente em todas as fases de desenvolvimento de uma empresa. Desde a idealização, formalização e legalização do negócio, acompanhando a criação do plano de negócios, organização do tipo societário, decisão do regime tributário.

Por fim, acompanhando o dia a dia dos negócios em qualquer operação que possa gerar – ou demandar – valor monetário à empresa. 

Portanto, a contabilidade é um dos setores mais importantes para a regularidade da empresa e boa relação com o mercado. 

Se algum desajuste ocorre no âmbito contábil do negócio, isso pode implicar em impactos severos, que vão desde perdas de mercados, multas e prejuízos financeiros até mesmo determinar o encerramento dos negócios. 

Se você identificou que sua contabilidade não tem realizado devidamente suas entregas, confira este artigo que preparamos sobre o que levar em consideração e como fazer a troca de contador. Boa leitura!

Qual o papel de uma contabilidade para sua empresa?

Principal departamento responsável por fazer a gestão de todas as atividades com impacto econômico da empresa, a contabilidade é a espinha dorsal de qualquer negócio.

Ao profissional contábil cabe a gestão das obrigações financeiro-administrativas, fiscais e previdenciárias da empresa. 

Para tanto, a contabilidade participa diretamente da organização da estruturação e melhoria de desempenho de processos internos, visando promover a melhoria da produtividade com redução de custos e operacionais e buscando as melhores oportunidades tributárias.

Ainda, a contabilidade irá contribuir para a melhor conformidade com as legislações que regem o empreendimento e dar suporte aos recursos humanos na gestão de questões trabalhistas, além de atuar como mentoria em investimentos em alguns casos 

A soma destes fatores garante o crescimento sustentável dos negócios com segurança jurídica e compliance fiscal, gerando transparência para os negócios e organização operacional, deixando ao gestor total comodidade para se focar apenas no core business da empresa.  

O que levar em consideração ao trocar de contador?

Vale destacar aqui que qualquer desajuste no campo fiscal, econômico ou mesmo jurídico – provocado pela contabilidade – é razão para que a substituição seja realizada. 

Isso porque podem levar a consequências extremamente severas para os negócios ou mesmo para a vida particular do gestor. 

Dessa forma, o gestor precisa estar atento a algumas situações que indicam desorganização da contabilidade. 

• Erros operacionais reincidentes;
• Desatenção com compromissos e agendas;
• Descontrole na gestão de documentos;
• Falta de pontualidade nas respostas ou inconformidade com a lei no conteúdo;
• Modelo de trabalho desatualizados;
• Falta de pontualidade em geral;
• Descumprimentos de obrigações contábeis;
• Dentre outros.

Como fazer a troca de contabilidade em sua empresa?

Agora que você já conhece o papel de uma contabilidade e quais são as obrigações de e o que considerar sobre a entrega de uma assessoria contábil, confira como realizar a transição.

Analise o contrato com o contador atual em busca de impedimentos legais 

Avisos de desligamento ou previsão de prazos de carência são permitidos por Lei na confecção de contratos de serviços contábeis.  

Verifique se não há algum período de multa por quebra contratual, mas esteja atento a valores, ou prazos de fidelização, ou outras cláusulas abusivas. Em caso de Dúvidas, peça que sua nova contabilidade faça a revisão do documento.

Revise toda a contabilidade realizada no período

Solicite ao novo prestador que “passe um pente fino” sobre as obrigações fiscais e bancárias, sobretudo dos últimos 60 meses.

Isto se deve ao fato de que dívidas ativas ou débitos fiscais dentro deste período podem ainda não ter gerado notificações, mas continuam representando uma ameaça à saúde financeira e à regularidade da empresa.  

Verifique:

• Situação das  folha de pagamento e benefícios;
• Pendências ou parcelamento de impostos;
• Declarações nos últimos 5 anos feitas à Receita Federal;
• Situações em aberto com credores, bancos, parceiros, fornecedores, dentre outros;
• Eventuais contas a receber, bem como parceiros, clientes e congêneres em condição de inadimplência.

Comunique desligamento ao contador por via documentada

Realiza a comunicação de modo oficializado, por via de documento. Formalize também as responsabilidades que o contador precisa cumprir. Discrimine no documento: 

• Solicitação de encerramento do contrato com a data;
• Pedido de repasse de todos os documentos, senhas e dados de segurança da empresa em posse do contador;
• Requisição de relatório da situação cadastral de sua empresa.

Por fim, comunique ao antigo contador à qual contabilidade ele deve encaminhar toda a documentação e dados de sua empresa.

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