Processo de admissão de funcionários na prática: Confira o passo a passo completo

POR: Jornal Contábil

O processo de admissão exige bastante do RH e DP. Não à toa, ele gera muitas expectativas: da empresa, que deseja um bom profissional, do governo, que espera o cumprimento da lei e do colaborador, que deseja o apoio necessário para se integrar às equipes.

Por isso mesmo, definir o passo a passo e manter checklists para não esquecer nenhum detalhe é super importante. Não se trata de algo difícil, mas é preciso que você fique atento para cumprir todas as tarefas.

Se você quer evitar erros, então é hora de ler nosso conteúdo especial!

Que tal seguir em frente e saber tudo sobre admissão? Continue a leitura!

O que é a admissão de funcionários?

A admissão é a autorização para prestar serviços na condição de empregado, concedida por pessoa física ou pessoa jurídica. Você pode escrevê-la, dizê-la ou, simplesmente, deixar que alguém trabalhe na empresa sem oposição— em todos esses casos, nasce um contrato de trabalho fruto de admissão de colaboradores.

Para o RH, além do aspecto jurídico da coisa, a decisão pode ser encarada sob outras perspectivas. De que forma buscar bons profissionais no mercado? Quais competências e habilidades serão buscadas? Como fazer para que a contratação atenda aos interesses da empresa? Como garantir a integração do recém-contratado ao dia a dia da organização?

Logo, quando pensamos em contratar, haverá uma série de atividades importantes que precisam funcionar bem. O papel do RH é minimizar entradas (recursos, esforço, tempo) e maximizar saídas (competências agregadas, adaptação do profissional, redução do risco jurídico) em todas elas.

Como você provavelmente já encara esses desafios no seu trabalho, vamos falar bastante da identificação de erros e pontos de melhoria. A ideia é que você tenha dicas práticas para otimizar os resultados.

Como funciona a legislação sobre o tema?

A admissão costuma ser concretizada após o sucesso de um candidato em processo seletivo efetivo. Nesse caso, a empresa solicita toda a documentação e orienta quanto ao cumprimento das formalidades.

Há, contudo, duas outras maneiras na lei.

• Acordos Verbais: A primeira delas, se tudo isso ocorrer, acontece apenas com estes acordos. você comunica oralmente a admissão, o profissional inicia a prestação de serviços e pronto— sem nenhum termo ou contrato escrito.
• Tácita: Isso significa um comportamento que caracteriza a admissão, ainda que sem manifestação verbal ou escrita. Um exemplo: Imagine que uma pessoa frequenta um canteiro de obras e ajuda nas tarefas. Feliz com o suporte, durante várias semanas, um superior paga pelo auxílio e orienta o trabalho dele.

O motivo é simples. Se fosse de outra maneira, bastaria o empregador descumprir os procedimentos legais para se isentar do pagamento de encargos e verbas trabalhistas. A lei seria fácil de burlar, não é mesmo?

No entanto, que fique bem claro: isso não significa dizer que você pode deixar os registros em segundo plano, tampouco que sejam opcionais. Todos os passos posteriores, se não realizados dentro da lei, podem gerar punições. Outro ponto: eles apenas não descaracterizam o vínculo quando são negligenciados.

Outra situação, por exemplo: Uma empresa contrata uma auxiliar de serviços gerais e não realiza a anotação na carteira de trabalho e previdência social (CTPS). Nesse caso, o contrato de emprego existirá e será válido, mas o desrespeito a lei não vai passar impune e você pode ser multado em até R$3000,00.

E se tudo isso já não bastasse, quando a empresa erra a formalização das admissões temporárias, o vínculo frequentemente é convertido em definitivo. Por exemplo, se o contrato de experiência não respeita o prazo limite de 90 dias, ele vira por tempo indeterminado.

Quais são os principais processos de admissão?

Além da formalização, você conviverá com série de outros processos ligados à contratação. É preciso ir ao mercado, receber currículos, identificar os melhores candidatos e, posteriormente, integrar os novos colaboradores à empresa. Basta imaginar a admissão como sendo no centro de um mapa mental, com diversos pontos de conexão.

Recrutamento e seleção de pessoas

Do ponto de vista de agregar competências à empresa, boa parte do sucesso será fruto da capacidade de chamar a atenção dos bons profissionais e adotar ferramentas adequadas para identificar a melhor contratação.

A admissão é a ponta do iceberg. O que você planta durante o processo de recrutamento e seleção de pessoas será colhido quando for o momento de dar a palavra final e efetivar o ingresso do novo colaborador.

Não por acaso, automatizar tarefas e reduzir a burocracia são investimentos relevantes. Um sistema de recrutamento e seleção eficiente será responsável por otimizar as contratações, inclusive, durante as partes mais formais— em que a chave é a comunicação ágil e boa gestão de documentos.

Sendo assim, é importante trabalhar a melhoria das atividades relacionadas ao ingresso de novos profissionais, principalmente utilizando a tecnologia a seu favor. Afinal de contas, uma etapa influência o resultado da outra.

Formalização do contrato de trabalho

O caminho natural é efetivar uma ou mais contratações após o processo seletivo. Para isso, o trabalho é cumprir deveres e procedimentos previstos em lei, como exame admissional, anotação na carteira de trabalho e inserção de dados no e-social.

Essa etapa é fundamental para minimizar riscos jurídicos. Lá na frente, caso a relação entre colaborador e empresa não ocorra como esperado, você desejará ter tudo muito bem documento e à disposição para não pagar multas ou valores indevidos.

A formalização também é importante para não perder candidatos. Se a empresa demora semanas para colocar os documentos em ordem e admitir o colaborador, quem garante que ele não encontrará outra oportunidade no meio do caminho?

O processo deve ser ágil e com etapas bem definidas para não ter erro.

Integração do colaborador

A entrada do recém-contratado é outro processo relacionado à admissão. Veja uma breve checklist com passos dessa fase, conhecida como onboarding:

• comunicar a chegada aos líderes e as equipes;
• informar o contratado sobre o código de conduta da empresa;
• esclarecer o papel e as funções do novo colaborador;
• designar um profissional responsável por auxiliar o recém-chegado;

Em muitas empresas, os treinamentos serão parte da rotina de contratações. Logo, de certa forma, eles também podem fazer parte da integração dos novos profissionais às equipes.

Qual a importância do processo de admissão alinhado aos objetivos da empresa?

Contar com profissionais qualificados é uma das condições para alcançar os resultados pretendidos pelas empresas. Logo, a admissão de colaboradores não é uma tarefa avulsa. Busca-se o profissional com o perfil “A” porque esse perfil melhor atende aos objetivos da organização.

Como consequência, as medidas para recrutar, selecionar e integrar pessoas serão componentes da estratégia de negócios. E entender o que a empresa pretende será fundamental para realizar boas contratações.

Há casos, ainda, em que a própria formalização influencia os resultados diretamente. Nos setores de varejo, indústria e turismo, por exemplo, é comum admitir profissionais temporários para dar conta dos períodos de alta, evitando o custo de manter colaboradores ociosos na baixa.

Se isso já não bastasse, você também vai precisar alinhar a admissão com o contexto. No mundo da geração millennial, não dá para um empresa contar com processos de admissão lentos e burocráticos.

O segredo é alinhar tudo muito bem. Recrutamento, seleção e admissão devem ser organizados de maneira coerente com os objetivos organizacionais. Todos devem caminhar na mesma direção.

Quais são os principais erros em processo de admissão?

Agora que você já viu a importância do processo de admissão, vamos falar bastante sobre como ser eficiente nessa área. Vamos começar com os erros mais cometidos para que você aprenda e não repita na sua empresa. Vamos lá?!

Esquecer passos importantes

A contratação exige diversas providências, como exame admissional, assinatura da carteira, inserção dos dados no E-Social, entre outros. Assim, um erro comum é não realizar alguma etapa.

Descumprir prazos

Mais frequente ainda é perder a data limite para praticar os atos. Por exemplo, a carteira de trabalho deve ser devolvida em 48 horas, e o cadastro no e-social concluído até dia imediatamente anterior ao da prestação de serviços.

Não documentar os atos praticados

Na justiça do trabalho, frequentemente o trabalhador não precisa apresentar provas de suas afirmações. Logo, se a empresa não tiver tudo muito bem documento, as chances de fraude são grandes. Por exemplo, o que acontece se você anotou tudo apenas na CTPS, e o colaborador jogou o documento fora e pediu 2ª via?

Erros nas etapas anteriores

Tudo o que dá errado nos estágios anteriores deságua na admissão. Logo, um processo de seleção ineficiente será a porta de entrada para problemas. É o caso de contratações realizadas às pressas ou que optaram pelo recrutamento tradicional, em que perfil psicológico e fit cultural ficam em segundo plano.

Interação negativa com o candidato

Processos excessivamente burocráticos podem fazer o candidato perder o interesse na vaga. Isso ocorre quando a admissão demora muito para ser concretizada, expondo a empresa ao risco do profissional encontrar outra oferta. Por isso, a atenção a parte jurídica também influencia esse aspecto.

Ausência de um plano de integração

A empresa deve deixar claro qual será o papel do colaborador e esclarecer as normas internas de conduta. Além disso, é importante que o líder participe do processo, contribuindo para evitar o turnover.

Como fazer a admissão de um novo funcionário na prática?

A forma mais eficaz de evitar erros e ser bem-sucedido na admissão de colaboradores é planejar o processo com cuidado e conhecer previamente todas as etapas. Assim, você pode montar listas de verificação com os tópicos e acompanhar o trabalho já realizado.

Os passos a seguir correspondem ao que precisa ser feito logo após o encerramento da seleção de candidatos— em que o RH geralmente decide pelos profissionais para ocupar vagas, embora também exista a possibilidade de formar bancos de talentos.

Um alerta é que muitos dos passos devem ser pensados em conjunto com o recrutamento e seleção. Você terá problemas se realizar uma divulgação de vaga efetiva e, na hora da admissão, usar um contrato temporário, por exemplo.

Redigir a oferta de emprego

Após negociar com o candidato e firmar o compromisso, a empresa deve comunicar a escolha. Os itens que compõem a proposta são estes:

• Lista de documentos necessários;
• Prazo para apresentar documentos;
• Data do exame admissional;
• Data do início da prestação de serviços;
• Condições da contratação;
• Aviso de que o não cumprimento implica possibilidade de desistência da oferta.

A comunicação deve ser feita de jeito que possibilite a comprovação do que foi encaminhado, porque é preciso evitar problemas entre a oferta e a assinatura da carteira de trabalho.

Pedir a rubrica em xérox da folha ou enviar um e-mail resolvem o problema sem burocracia. Dependendo do perfil da empresa, não descarte o uso de aplicativos, a questão central é ser um meio que deixe registro.

Elaborar o contrato

A relação pode ser registrada apenas na CTPS. No entanto, a melhor prática é complementar os dados da carteira com um documento escrito, em que constem todas as condições.

Nessa linha, o termo deve prever remuneração, jornada de trabalho, data de admissão, tipo de contratação, direitos e deveres das partes. Tudo isso deve ficar dentro dos tetos e pisos previstos em lei. Por exemplo, não é admitido contratar por menos de um salário-mínimo.

Lembre-se também de que é possível negociar tudo o que não for proibido pela legislação. Prêmios, comissões, planos de saúde e outros benefícios podem compor as cláusulas do contrato. Além disso, o termo é uma boa oportunidade para informar as regras de conduta da empresa.

Quanto ao tipo de contrato, as três formas mais utilizadas são as seguintes:

Contrato por tempo indeterminado

Corresponde à contratação plena, ou seja, em que não há data prevista para encerramento do vínculo. Assim, normalmente o rompimento ocorre apenas se houver demissões ou pedidos de dispensa.

Contrato de experiência

É previsão de período para que as partes vejam se tem certeza da escolha. Pode ser fixado por até 90 dias. A CLT permite dividir esse período em até 2 partes. Por exemplo, você pode contratar por 30 dias e, depois, prorrogar a experiência por mais 60.

Contratação temporária

Pode ser realizado por até 2 anos, admitindo-se a prorrogação por até mais 2. Aqui, é preciso se enquadrar em uma das situações previstas em lei:

• atividade transitória, por exemplo, as contratações em épocas de alta turística ou de final de ano;
• a natureza do serviço justifica a contratação a prazo, como no caso dos jogadores de futebol, artistas e radialistas.

As contratações temporárias e por experiência exigem certos cuidados porque os erros podem converter o contrato em definitivo.

Realizar as anotações na CTPS

As informações mais importantes do contrato também constarão na carteira de trabalho e previdência social. A partir da entrega do documento, a empresa terá 48 horas para registrar o seguinte:

• informações do empregador;
• cargo;
• CBO;
• Localização do colaborador nos livros da empresa;
• data de admissão;
• remuneração;
• condições especiais.

No conceito de “condições especiais”, entra tudo o que fugir do trabalho por tempo indeterminado para jornada de 8 horas diárias e 44 horas semanais, como a jornada de 12×36, de meio expediente e afins.

Veja bem, a anotação não é difícil porque basta seguir os itens previstos na própria CTPS. Além disso, a empresa pode imprimir as anotações e colar no local indicado na carteira de trabalho para evitar informações confusas ou o trabalho de escrever à mão.

Tomar as providências adicionais

Para encerrar, você precisa tomar uma série de providências de âmbito interno:

• agendar o exame admissional em médico registrado no Ministério do Trabalho;
• verificar a necessidade de assinatura em outros termos, como o de solicitação do vale-transporte e banco de horas;
• atualizar os registros internos, especialmente o livro de funcionários.
• convocar o colaborador para assinar todos os termos;
• entregar a carteira de trabalho assinada e guardar o recibo de entrega.

Quais são os documentos obrigatórios para a admissão de novos funcionários?

Todos os passos para admissão exigem informações presentes nos documentos do colaborador. Reunimos tudo em uma única lista a seguir para que você possa preencher os dados no E-Social e nos registros internos da empresa:

• para efetivar o contrato de trabalho ;
• foto 3×4 para o livro de empregados;
• carteira de Trabalho e Previdência Social;
• documento de Identidade;
• comprovante do CPF;
• número do PIS/PASEP;
• título de eleitor;
• comprovante de endereço;
• certificado de reservista (homens maiores de idade).
• para recebimento de salário-família;
• certidão de nascimento dos filhos;
• caderneta de vacinação ou equivalente (filhos até 6 anos de idade);
• comprovante de invalidez (dependente maior de 14 anos);
• declaração de frequência escolar emitida pela instituição de ensino (filhos maiores de 6 anos).
• para comprovar situações junto à empresa quando necessário;
• carta de recomendação;
• diplomas e certificados de conclusão;
• carteira de Motorista;
• carteira de Conselho Profissional.

Da lista apresentada, apenas a CTPS sofrerá alterações por parte da empresa, logo, é o único documento que precisa ser o original, os demais podem ser cópias, a não ser que você queira verificar a autenticidade.

A retirada e entrega da carteira de trabalho deve ser feita com a utilização de recibos para comprovar a transferência da mão do colaborador para a da empresa e vice-versa.

Por fim, nunca peça informações que possam constranger o colaborador, como exame de HIV, declaração do SPC, teste de gravidez e afins.

Quais são os benefícios de um processo bem estruturado?

Se você organizar tudo, o processo de admissão será eficiente e contribuirá para os objetivos da empresa. Há, pelo menos, quatro vantagens competitivas importantes.

Reduzir Custos

A primeira delas é cortar despesas. Você vai diminuir o volume de processos trabalhistas, as horas necessárias para concluir a admissão, o retrabalho, a burocracia, os desperdícios etc.

Minimizar o risco jurídico

A obediência à legislação também será um ganho. No Direito do Trabalho, você deve não só cumprir com o script, mas também documentar todos os pontos-chave. E uma admissão bem estruturada é fundamental para manter tudo em ordem.

Desenvolver a estratégia de negócios

A contratação será, ainda, uma forma de agregar profissionais qualificados para empresa e desenvolver a estratégia de negócios. Para isso, recrutamento e seleção devem se basear em boas práticas, como processo de rampagem, automação de tarefas, testes psicológicos e afins.

Reduzir o turnover

A rotatividade de pessoal está frequentemente associada a erros de contratação, especialmente quando o processo seletivo não considera aspectos como fit cultural, perfil psicológico, habilidades comportamentais etc.

Como é o passo a passo do processo demissional?

Baixo desempenho, crises financeiras, condutas inadequadas, por diversos motivos, a empresa pode demitir colaboradores. Então, agora que já falamos bastante sobre admissão, que tal dar uma olhada no final? Vamos lá!

Aviso prévio

Quando a demissão ocorre sem justa causa, o colaborador terá direito a ser comunicado com antecedência. Hoje, o prazo do aviso é proporcional ao tempo de serviço e pode ser calculado assim:

• aviso prévio = 30 dias + (3 dias x número de anos completos de trabalho).

Um ponto importante é que o prazo nunca será superior a 90 dias (30 dias de valor-base + 60 dias de adicional).

Durante o aviso prévio demissional, o colaborador pode escolher se deseja sair duas horas mais cedo ou folgar 7 dias seguidos para procurar um novo emprego.

Há também a possibilidade de indenizar o período de aviso para realizar a dispensa imediata do profissional.

Rescisão contratual

No primeiro dia útil após o cumprimento do aviso prévio, a empresa deve realizar o pagamento das verbas de rescisão:

• saldo de salário;
• 13º salário proporcional aos meses trabalhados no ano;
• férias vencidas;
• férias por vencer proporcionalmente;
• multa de 40% sobre o saldo da conta do FGTS;
• demais prestações vencidas, como horas extras, adicionais, prêmios etc.

Se o aviso prévio for indenizado, o prazo para pagar será de 10 dias corridos após a comunicação da demissão ao colaborador.

Na ocasião da rescisão, é preciso entregar as guias do FGTS e do seguro-desemprego, se for o caso. Lembre-se também de obter a assinatura do colaborador no termo de rescisão para comprovar o pagamento das obrigações.